出張の多い海外ビジネスパーソンのためのクラウド×Excelタイムシート管理(5)

この連載も今回が最終回となりました。1回目から読んでくださった方、どうもありがとうございました。見逃してしまったという方はPPWのホームページ、またはwww.szx.jpにていつでも読むことができますのでご利用下さい。

今回は、前回のExcel作業の続きになります。

ピボットテーブルでカテゴリーごとに時間を集計

時間を集計する前に、時刻データから時間データを作成しておきましょう。B列の右に1列追加してセルC2に「=G2-E2」と入力し、セルC3から下にもコピーします。次にC列の[セルの書式設定]をユーザー定義の「[h]:mm:ss」にしておきます(24時間以上を1日に繰り上げない設定)。

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「オーダーNo」と「時間」データがきれいに準備できましたでしょうか。あとはこの2列についてピボットテーブルをかけて集計するだけです。

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B~C列のデータ部分を選択し、[挿入]→[ピボットテーブル]を選択します。新しくシートができると思いますので、右側のフィールドリストで「オーダーNo」を「行ラベル」のところまでドラッグ、「時間」を「値」のとこまでドラッグしてみてください。エクセルシート内にそれっぽい集計表ができたと思います。ただ、このままでは時間が集計されていませんのでもう少し設定が必要です。

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フィールドリストの「値」から「値フィールドの設定」を選択し、「集計方法」を「合計」に設定します。続いて「表示形式」を「[h]:mm:ss」に設定します。これですべての設定が完了しました。

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最終的にはこのような集計表が表示されるはずです。オーダーごとの所要時間が明確になり、勤務合計時間が8×30日=240時間になっていることが確認できました。

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集計結果の利用方法

(1) 業務配分に利用

タイムシートや集計結果を見ながら、翌月の業務配分に利用します。つまり、空き時間や優先順位の低い仕事を、管理者から見て優先順位の高い仕事に入れ替えていくことで、間接スタッフの業務が会社にとってより効果的になります。

(2) 業務効率の計測に利用

集計結果をスタッフ間で比較することにより、同一業務の効率性を計測することができます。「仕事をしているフリ」や「空き時間にもかかわらずオーダーを入力する」などの行為は効率性の低下を招きますので、すぐに判明することでしょう。賞与評価と連動させてもいいと思います。

(3) 原価計算に利用

原価計算を行うときに間接部門の人件費は通常、直接部門の人数などによって部門別に配賦を行います。しかし、この方法はあくまでもデータ不足を補うために簡易的に行われているにすぎず、正確とは言えません。タイムシートがあればオーダーごとの所要時間が分かるので、そのまま原価計算に利用でき、配賦計算を行うよりもずっと正確な結果を得られます。実際、人件費が原価の大部分を占めるIT企業の原価計算はタイムシートをもとに行われています。

(終わり)