出張の多い海外ビジネスパーソンのためのクラウド×Excelタイムシート管理(4)

「クラウド×Excel」といいながら、ちっともExcelが出てこないではないかとお思いの方、大変お待たせいたしました。今回からExcel編に突入します。どうぞあと2回ほどお付き合いください。

さて、現在の状態を確認しましょう。従業員がOutlook2010から入力した予定データを、クラウド(outlook.com)を通じて管理者のOutlook2010で見られるはずです。今回は管理者のOutlook2010からExcelデータを出力し、Excelを使ってタイムシートを分析する作業を行います。

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Outlook2010からExcelデータをエクスポート

Outlook2010からExcelデータをエクスポート(出力)するにはちょっとしたコツがあります。[ファイル]→[開く]→[インポート]を選択します。エクスポートなのにインポートから入るとことが分かりづらいですね。

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その後、[ファイルにエクスポート]を選択し、エクスポートしたいカレンダーを選択、ファイル形式で[Microsoft Excel 97-2003]を選択、保存する場所とファイル名を指定して、最後に出力期間を指定、という流れになります。

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無事にExcelデータが出力されましたでしょうか。これでようやくクラウドとExcelがつながりました。Excelはデータ分析・報告ツールとしては優れていますが、データの共有には不便な点が多いと思います。その点をクラウドで補ってあげることで、分析しやすくきれいなExcelデータを常に最新の状態で出力することができます。あとは使い慣れたExcel作業に移りますが、タイムシート分析のポイントを2つだけお伝えしたいと思います。

vlookup関数でマスタデータを付与

出力したExcelファイルを開くとこんな感じになっていました。オーダー番号もきれいに入力してくれていますね。このオーダー番号に分かりやすい名前をつけていきたいと思います。

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Excelファイルにシートを追加して「オーダーマスタ」を作成します。オーダーNoと対応するオーダー名を一覧表にしたものです。

オーダーNo オーダー名
YY0001 深セン工業様関連業務
YY0002 上海電子様関連業務
YY0003 北京科学様関連業務
YY0004 広州自動車様関連業務
YY0005 東莞カメラ様関連業務

次にデータシートに戻り、A列の右に1列追加します。セルB2に「=vlookup(left(A2,6),オーダーマスタ!$A:$B,2,false)」と入力すると、「深セン工業様関連業務」という文字が自動的に現れます。同じ数式をセルB3から下にコピーすると、すべてのセルに対してオーダー名が自動的に付与されます。

ちなみにこの数式は「セルA2の左から6文字分を、オーダーマスタシートのA~B列から探してB列(2列目)の値を返してください」という意味です。こう書くと複雑ですが、データシートのA列とオーダーマスタシートのA列を結合させていると考えてください。

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vlookup関数の便利なところはデータベースのように2つの異なるシートのデータを結合できる点で、データシートにマスタデータを付与するといった使い方が典型的な例になります。

マスタデータは、同じ入力の繰り返しを避けるために、何度も使われるデータを外に切り出したものです。こうすることでデータが部品化され、データの再利用がしやすくなります。部品化されたデータの再結合に便利な関数がvlookup関数という訳です。Excelをデータベースっぽく使うときに必ず出てくる関数ですのでぜひ覚えておいてください。

次回最終回は、ピボットテーブルをご紹介します。