出張の多い海外ビジネスパーソンのためのクラウド×Excelタイムシート管理(3)

前回はPCの設定ばかりで何を目的にやっているのかご不明な方もいらっしゃったと思いますので簡単に振り返っておきます。この連載の目的は「社員がOutlook2010に入力したタイムシートを、クラウド(outlook.com)を通じて管理者が取得・分析することで、間接スタッフの作業管理を行う」ことです。第2回で設定したのは、(1) outlook.comを使えるようにする、(2) Outlook2010とoutlook.comを接続する、の2点でした。残りの設定は、(3) outlook.comの共有設定を行う、だけです。

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Outlook.comカレンダーURL: https://calendar.live.com/calendar/calendar.aspx

社員のMicrosoftアカウントで「カレンダー」にログインします。右上の設定マークから「オプション」を選び、共有したい社員の「~さんのカレンダー」をクリックします。「共有設定の編集」から管理者のメールアドレスを入力すれば共有設定は完了です。これですべての設定は完了しました。お疲れ様でした!

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さて、これでいよいよ本題に入れます。タイムシート管理というのは結局のところ間接部門の原価計算であり、営業部門、購買部門、生産管理部門、総務部門、財務部門などの間接部門の人件費の費用対効果を厳密に計測することが目的です。ですので、各部門の特徴に合わせて有効な分類方法を考える必要があります。例えば、営業部門は顧客別の活動ごとにタイムシートを入力してもらうのが効果的です。購買部門なら仕入先別、生産管理部門なら製品別、といった具合です。総務や財務は分類が難しいので、実際の作業を入力してもらうといいと思います。

部門 分類方法の例
営業 顧客
購買 仕入先
生産管理 製品
総務 作業内容
財務 作業内容

大まかな分類方法が決まったら、実際にオーダーを割り振っていきます。「オーダー」とは原価計算の用語で「指図書」のことです。要するに管理者から「こういう仕事をやってください」と依頼を出すことです。各部門のオーダー設定は以下のような段取りで行うとよいと思います。

部門 オーダー番号
営業 YY0001~ YY0001は顧客C0001のための営業活動
購買 CG0001~ CG0001は仕入先S0001のための購買活動
生産管理 SG0001~ SG0001は製品P0001のための管理活動
総務 ZW0001~ ZW0001は政府関連業務、ZW0002は社員管理業務、など。
財務 CW0001~ CW0001は月次決算業務、CW0002は出納業務、など。

社員は割り振られたオーダーに従って、Outlook2010に業務内容をどんどん入力していきます。このとき「件名」に必ずオーダー番号を入力するよう徹底させることをお勧めします。あとでExcel分析するときに威力を発揮します。

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今回はタイムシート管理の要となる「オーダー」の配分について書きました。オーダーを設計し、割り振る行為そのものが、管理者として何を目的に仕事をさせ、作業効率を測定したいかを、社員に向けて明らかにすることを意味します。ご紹介しているOutlookやクラウドなどのツールを使わなくても、工夫すればEメール+Excelでも簡単にできて効果が上がる管理手法です。ぜひ御社でも導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
次回はExcelでの分析方法をご紹介します。