出張の多い海外ビジネスパーソンのためのクラウド×Excelタイムシート管理(2)

前回はタイムシート管理の意義と全体像を見ていただきましたので、今回からは具体的な方法を説明していきたいと思います。尚、途中つまずいてしまった場合はメールでお問い合わせいただければ回答いたしますし、連載に反映していきたいと思います。

Microsoftアカウントの登録

最初に行うのはOutlook.comを利用するためのMicorosoftアカウントの登録です。InternetExplorerに以下のURLを打ち込むと「アカウントの作成」ページが表示されますので、必要な情報を入力して下さい。

Microsoftアカウントの登録URL: https://signup.live.com

このとき一つ注意点があります。タイムシート管理では社員の予定情報を管理することを目的としていますので、アカウント登録は、社員に任せるのではなく管理者側で一括して行うのが望ましいです。Microsoftアカウントでは「ユーザー名」に会社のメールアドレスを使うことができますので、会社のメールアドレスとパスワードの組み合わせで一括して登録してしまえば管理も簡単です。

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尚、中国語で登録したい場合は、「アカウントの作成」ページの右下の「日本語」をクリックし、「简体中文」を選択して保存します。

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Microsoftアカウントを登録すると、InternetExplorerを通じて8つのアプリケーション(メール、アドレス帳、カレンダー、ストレージ、Word Online、Excel Online、PowerPoint Online、OneNote Online)を利用することができます。今回利用するのはこのうち「カレンダー」の機能です。尚、会社のメールアドレスをMicrosoftアカウントとして登録しても、Outlook.comのメール機能を使って会社のメールを送受信することはできません。通常通りPC側のOutlook2010を利用してください。

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名称 機能
Outlook.com メール
People アドレス帳
カレンダー カレンダー、タスク
OneDrive ストレージ
Word Online Word
Excel Online Excel
PowerPoint Online PowerPoint
OneNote Online OneNote

Outlook2010とOutlook.comカレンダーの同期

次にPCのOutlook2010とOutlook.comのカレンダーを同期します。Outlook.comのカレンダーをそのまま使ってもよいのですが、InternetExplorer経由のため接続速度が遅く、また使い慣れたOutlookの方が入力者にストレスがかからないと思います。
Outlook2010とOutlook.comを接続するためには、Outlook Hotmail Connectorをダウンロードして、PCにインストールしておきます。

Outlook Hotmail ConnectorのダウンロードURL: http://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=24677

Outlook Hotmail Connectorのインストールが完了したら、Outlook2010を起動し、[ファイル]→[アカウントの追加]→[自分で電子メールやその他のサービスを使うための設定をする(手動設定)]→[その他、Microsoft Outlook Hotmail Connector]とクリックし、先程登録したMicrosoftアカウントの情報を入力します。

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今回の作業はここまでです。設定ばかりで多少退屈ですが、最初の1回きりですのでがんばって乗り切ってください!!ご不明な点はメールをいただければ回答いたします。