特殊な支払管理システム

サービス形態

システム開発

内容

payment_mgmt_system

サプライヤーから本社への請求金額を複数の基準により各カンパニーに配賦し、
配賦合計額を配賦先のカンパニーが本社に送金し、プールされた資金を本社がサプライヤーに支払う、という業務フローシステム化のご依頼を受けました。

Access2010をデータ部分とプログラム部分に分け、ADOで接続することにより
簡易的な共有機能を実現し、2~3名様で安定して運用いただいています。

機能上の特色として、各カンパニーへの配賦基準を自由に設定して保存しておくことができるため、
サプライヤーの商品・サービス内容に応じて、柔軟な配賦を実現することができます。

また税額計算の正確性にも配慮し、端数の丸め誤差修正計算を自動で行います。

さらに会計ソフトにそのままインポートできる形式でExcelデータを出力し、仕訳入力の手間を大幅に削減しました。

お客様の声

・按分率を共有してさまざまな業者に対応できる。
・同じ按分率を同じ方法で、毎月簡易に利用できる為、妙な誤差がでにくい。(先月と今月で同額請求なのに、按分後の金額が異なる等)
・按分率を複数入力できるので、様々な状況に対応可能。
・税率まで計算できることにより、支払額と納付額の把握を一度に行うことができる。
・一つ一つ数字を拾って計算して、というような、集計の手間がいらない。
・「どの施設で幾ら」「どの業者で幾ら」「月幾ら」「年間で幾ら」という集計が一目瞭然。
・エクセルに変換することにより、月次比較・業者比較・施設比較が可能。
・科目毎の入力や検索ができる為、「どの業者に」「何の費用が」「幾ら」かかるかの集計がすぐにできる。
・支払や資金移動の為の集計が簡易であり、資料としてもとても解りやすい為、支払や資金移動がしやすい。
・資料が解りやすく整う為、支払や移動誤りが少ない。
・誤りがあっても、すぐに原因究明が可能。
・請求日と支払日を別途管理できる為、その月の収支と現金の動きを分けて把握可能。
・「どの施設が」「いつ」「どの業者に」「何を」「幾ら」というピンポイント検索が簡単にできる。
・請求日と支払日を両方管理できるため、請求書の保管・照合にも便利。
・施設⇔業者の切替が簡易で、関係性の把握がしやすい。
・内訳を細かく入力でき、個別値⇔合計値の切替も簡易な為、内容把握がしやすい。
・いちいち請求書を探さなくても、ある程度の内容なら管理システム一つで事足りる。
・情報共有が楽に行えるので、誰でも管理システムを見れば、全施設・全業者に関してある程度の理解が可能。
・管理システム一つで入力可能。大量の資料の中から請求書を探し、いちいち請求書とデータを見比べ……という手間がいらない。
・全施設共通費を共通科目で設定できる為、同じ支払を各施設で別科目計上という問題が起こらない。摺合せの手間も省けた。
・データ入力者の手間は増えるが、その後(10施設×4人)の手間を考えると、遥かに効率的。
・エクセル出力からCSV変換できることにより、手入力の手間も省けた。

データ

業態:サービス業
場所:日本
成果物:支払管理システム(Access2010、Accessファイル共有型)
機能:データ簡易共有、Excel出力、会計ソフト連携、丸め誤差自動調整、税額計算、データベース複数選択